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Qu’il s’agisse de dossiers juridiques ou de factures, les documents importants doivent être bien protégés. Garder les informations sensibles à l’abri des mains malveillantes est une priorité absolue pour de nombreuses organisations. Mais de nombreuses entreprises, grandes et petites, ont souvent du mal à résoudre ce problème. Voici pourquoi il peut être difficile de sauvegarder les documents confidentiels :

• L’endroit où ils sont stockés n’est pas correctement sécurisé
• La chaîne de possession est difficile à surveiller et à suivre
• La négligence des employés entraîne souvent des fichiers égarés

Malgré la prévalence des technologies numériques, de nombreuses opérations reposent encore sur des copies papier. Il existe pourtant de nombreuses façons de promouvoir la sécurité des documents, quelle que soit leur forme. Voici quatre conseils pour diminuer les risques de perte de vos fichiers, ainsi que des stratégies pour prévenir le vol. lire cet article

Stocker tous les documents au même endroit

L’une des façons les plus efficaces de garder les documents importants en sécurité est de s’assurer qu’ils sont bien organisés. Qu’ils soient stockés en ligne ou hors ligne, assurez-vous que vos fichiers sensibles sont conservés au même endroit. Vous pensez peut-être tromper les voleurs et les pirates en conservant des documents à différents endroits, mais vous ne ferez que semer la confusion chez vous et vos employés.

Si vous stockez des documents sur place, assurez-vous qu’ils sont conservés dans une zone où une clé ou un code est nécessaire pour y accéder. Seuls les employés autorisés devraient être autorisés à récupérer les fichiers dans cette zone. Il est important d’insister sur le fait que les documents doivent être remis à cet endroit immédiatement après utilisation.

Si des documents cruciaux sont stockés électroniquement, utilisez des mots de passe forts et le cryptage des données pour les protéger. Assurez-vous que le système enregistre automatiquement chaque tentative d’accès. Pour plus de sécurité, envisagez d’utiliser une fonction de changement de mot de passe. Le système génère un nouveau mot de passe et l’envoie sur l’appareil mobile de l’utilisateur à chaque connexion. Ce mot de passe n’est plus utilisable après la déconnexion, et un nouveau mot de passe sera émis pour la prochaine session.

Remplacer immédiatement les documents manquants

Des documents importants tels que les licences commerciales, les certificats de sécurité et les rapports d’inspection peuvent parfois disparaître. Bien qu’il soit facile de se préoccuper de les retrouver, il est également important de les faire remplacer immédiatement.

Heureusement, les articles délivrés par le gouvernement peuvent être remplacés relativement facilement. La plupart des ministères ont mis en place des processus sécurisés pour générer de nouveaux documents, notamment des licences et des permis d’exploitation. Vous devrez peut-être payer des frais, mais vous aurez l’esprit tranquille en sachant que de nombreux documents peuvent être remplacés.

L’obtention de remplacements pour les dossiers perdus peut prendre du temps et cela empêche votre personnel administratif de se concentrer sur des tâches plus importantes. Une façon de réduire considérablement le besoin de remplacements est la numérisation. Ce processus, que nous étudierons plus en détail au point suivant, est essentiel pour la sauvegarde et la récupération. Votre équipe peut facilement récupérer des fichiers sensibles si votre entreprise est confrontée à une faille de sécurité, à une panne de système ou à une catastrophe naturelle.

Envisagez de numériser vos copies papier

Les copies papier prennent non seulement de la place, mais elles sont également faciles à voler. À moins que vos documents ne soient déchiquetés et jetés de manière professionnelle, votre organisation peut être vulnérable au vol. Une société de gestion des données peut vous aider à convertir toutes vos copies papier en fichiers numériques.

Ces fichiers peuvent alors bénéficier de fonctions de sécurité améliorées. Par exemple, les logiciels d’aujourd’hui créeront un enregistrement courant de qui a consulté le document, quand il a été ouvert et s’il a été modifié. Les responsables peuvent également mettre en place un système d’alerte qui les prévient lorsque des données hautement confidentielles ont été consultées.

La numérisation rendra également votre lieu de travail plus productif. Elle évitera aux employés d’avoir à passer manuellement en revue des centaines de fichiers. Ces fichiers doivent ensuite être rangés correctement après utilisation. Votre entreprise peut gagner des centaines d’heures en facilitant le processus de récupération.

Utiliser un système de récupération de documents basé sur le cloud

Une fois que vos copies papier ont été numérisées, la façon la plus sûre de stocker ces fichiers est sur un système basé sur le cloud. Le stockage en nuage est un service où toutes les données électroniques sont conservées, accessibles et sauvegardées à distance. Il vous permet de stocker vos documents en ligne afin qu’ils puissent être récupérés de n’importe où en utilisant Internet.

Les derniers systèmes de gestion des données sont dotés de fonctionnalités supplémentaires, comme la capture et le stockage automatiques des documents, ce qui permet un traitement rapide et un accès facile. Les employés peuvent également examiner les documents depuis leurs smartphones et tablettes, ce qui est parfait pour les réunions à distance et les collaborations en déplacement.

Bien qu’il puisse être difficile d’éliminer entièrement les copies papier, la numérisation des fichiers de votre entreprise peut améliorer l’efficacité opérationnelle et rationaliser le flux de travail. Bien qu’il n’y ait que peu de choses que l’on puisse faire pour protéger les copies papier, les fichiers électroniques peuvent bénéficier grandement des dernières fonctions de sécurité disponibles.