Un délégué à la protection des données (DPO) est comme un agent de la circulation. Un agent de la circulation surveille tous les véhicules sur leur itinéraire et s’assure que le trafic se déroule sans accroc. De la même manière, un DPO aide votre entreprise à rester en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne afin de réduire le chaos.

Le règlement du RGPD peut être un défi si vous n’êtes pas un spécialiste du RGPD. Vous courez un risque plus élevé de non-conformité, qui pourrait entraîner une pénalité de 4 % de votre chiffre d’affaires mondial ou jusqu’à 20 millions d’euros, le montant le plus élevé étant retenu. Une fois que votre entreprise se verra infliger une amende pour non-conformité, jouer la carte de l’ignorance ne passera pas.

Heureusement, un DPO utilisant le logiciel registre rgpd peut aider à prévenir de telles pertes. Cependant, pour tirer le maximum d’avantages d’un DPO, vous devez comprendre les tenants et les aboutissants de ce rôle pour la protection des données.

Qu’est-ce qu’un délégué à la protection des données (DPO) ?

Un délégué à la protection des données est un responsable indépendant, à la tête de l’entreprise, qui possède une expertise du règlement général sur la protection des données. Le rôle du DPD a été créé dans le cadre du GDPR pour mener des évaluations internes de la protection de la vie privée afin de superviser, superviser et fournir des consultations sur toutes les questions liées au GDPR. Un DPD a un accès direct aux cadres supérieurs pour aider à la prise de décision sur le front du traitement des informations personnelles. 

Toutefois, les cadres supérieurs ont un contrôle limité sur le DPD. Cette disposition a été mise en place pour éviter que le DPD ne soit soumis à des pressions de la part des cadres supérieurs en cas de conflit d’intérêts. C’est la même raison pour laquelle les responsables informatiques ne sont en aucun cas autorisés à assumer le rôle de DPD.

Quelles organisations doivent embaucher un délégué à la protection des données ?

Selon le GDPR, l’embauche d’un DPD est obligatoire pour certaines organisations, mais pas toutes. Cependant, même si votre organisation n’a pas besoin d’un DPO, il est recommandé d’en désigner un. Le fait de disposer d’un spécialiste du GDPR peut grandement contribuer à maintenir votre entreprise en conformité.

Selon l’article 37 du GDPR, l’embauche d’un DPO est obligatoire dans les circonstances suivantes :

• Autorité ou organisme public : lorsqu’une autorité ou un organisme public est chargé de traiter les données personnelles des citoyens de l’UE.
• La surveillance régulière à grande échelle : lorsque la portée ou l’objectif de la surveillance régulière et systémique des données est menée à grande échelle.
• La surveillance à grande échelle, catégories spéciales de données : lorsque les activités principales de l’organisation sont liées au traitement de catégories spéciales de données à grande échelle.

Data Protection Officer : Rôle et responsabilités  

Les responsabilités d’un DPO comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Éduquer l’entreprise et ses employés sur la conformité.
• Former les employés qui sont impliqués dans le traitement des données.
• Réaliser régulièrement des audits de sécurité des données pour permettre la conformité et identifier les problèmes potentiels de manière proactive.
• Agir en tant que liaison entre l’entreprise et les autorités de surveillance GDPR pertinentes.
• Surveiller les performances et donner des conseils pour une meilleure gestion de la protection des données.
• Maintenir un registre de toutes les activités de traitement des données menées par l’organisation, y compris la finalité de ces activités, qui sera rendu public sur demande.
• S’assurer que les contrôleurs et les personnes concernées sont informés de leurs droits en matière de protection des données en ce qui concerne la manière dont les données sont utilisées, l’effacement des données personnelles et les mesures de protection des données mises en place.

Qualifications d’un délégué à la protection des données 

Bien que le manuel GDPR ne spécifie pas de qualifications obligatoires pour un délégué à la protection des données, un DPO est toujours tenu de posséder une connaissance experte des lois et pratiques en matière de protection des données. Il doit avoir une connaissance pratique des opérations de traitement des données de l’entreprise.

Pour résumer, une qualification générale de DPO devrait inclure : une expérience des lois européennes sur la protection de la vie privée, une compréhension de la technologie informatique et des infrastructures internes, une expertise dans la conduite d’audits de sécurité de l’information et des compétences de leadership.

Les qualifications peuvent varier un peu en fonction de la complexité de vos activités de traitement des données. Cependant, une fois que vous avez établi les qualifications souhaitées pour le DPO, vous devez en nommer un.

Généralement, il existe trois approches pour nommer un délégué à la protection des données :

• Nommer un employé existant en tant que DPO uniquement si les fonctions actuelles de l’employé n’entrent pas en conflit avec celles du rôle d’un DPO.
• Embaucher en permanence un DPO à temps plein.
• Externaliser le rôle de DPO sur une base contractuelle. De nombreux fournisseurs de services informatiques proposent un délégué à la protection des données en tant que service (DPOaaS).

Ne vous reposez pas uniquement sur un DPO

Bien qu’un agent de la circulation soit responsable de la fluidité du trafic, si un accident se produit, la faute n’incombe pas à l’agent de la circulation. De même, si la tâche d’un DPD consiste à assurer la conformité dans l’ensemble d’une organisation, il ne peut pas être tenu légalement responsable en cas de non-conformité. 

Le recrutement ou la nomination d’un délégué à la protection des données est une mesure proactive, et non une mesure réactive. Pour le dire simplement, si une organisation est jugée non conforme en raison d’une perte de données, un DPO est à peu près aussi utile qu’une poêle à frire en bois.

Un DPO doit être accompagné d’une solution de sauvegarde fiable comme Spanning Backup pour que votre entreprise et vos données restent protégées.